Betriebskosten, Heizkosten und Umlagen

Ein Überblick

In diesem Beitrag haben wir uns entschieden, nur ansatzweise Anhaltspunkte zu veröffentlichen. Begründung: Die Abrechnung der nicht umlagefähigen und der umlagefähigen Betriebs- und Heizkosten ist mittlerweile deart komplex und umfangreich geworden, dass wir der Meinung sind, es sei einem nicht geschultem Immobilieneigentümer nicht mehr zuzumuten, eine solche Abrechnung sowohl formell als auch inhaltlich-rechtlich fehlerfrei zu erstellen. Dies soll aber in keiner Weise eine despektierliche Darstellung sein, sondern möchte nur darauf hinweisen, dass bei fehlerhafter Umlagenabrechnung der Eigentümer bares Geld unwiederbringlich verschenkt und u. U. seine Rechtsansprüche gegnüber Mietern verwirkt. Im Ernstfall kann ein Gericht sogar die Rückerstattung geleisteter Vorschüsse auf vergangene Jahre verfügen – bis hin zum Mietbeginn. Das kann Sie als Eigentümer tausende von Euro kosten und Dessen sollte sich jeder Immobilienbesitzer bewusst sein. Fakt ist in jedem Fall, dass Sie um eine jährliche Betriebskostenabrechnung nicht herumkommen. Sie ist grundsätzlich einklagbar und kann im Ernstfall auch mit Ordnungshaft des Vermieters durchgesetzt werden! Achten Sie deshalb bereits bei Mietverträgen auf abrechnungsfreundliche Regelungen.

Die jährliche Betriebs- und Heizkostenabrechnung unterliegt einer Vielzahl gesetzlicher Regelungen und vor Allem auch der immanenten Rechtsprechung. All dies in Verbindung mit dem bürgerlichem Gesetzbuch, diversen Verordnungen und teilweise auch gewerksübergreifenden handwerklich-fachlichen Auflagen etc.

Wir weisen aber an dieser Stelle darauf hin, dass über 60% der gefertigten Umlagenabrechnungen leider fehler- oder mangelhaft sind. Ein großer Anteil betrifft hier auch speziell private Eigentümer. Dies allein bereits zeigt, dass auch Hausverwaltungen teilweise dem immensen Rechtsdruck nicht mehr gewachsen sind. Hausverwaltungen bedienen sich zwar heute nahezu alle modernster Software, aber die Eingabe und speziell die Zuordnung in Verbindung mit Gesetzen, Vertragsgrundlagen und den am Objekt herrschenden Gegebenheiten obliegt immer noch Menschen. Zudem besteht heutzutage immer noch keine Zulassungsvoraussetzung für Haus- bzw. Immobilienverwalter und somit überwiegend keine Kenntnis über das große Gebiet der Betriebs- und Heizkosten.

Die Grundlage für die Erstellung einer korrekten und ordnungsgemäßen Umlagenabrechnung ist eine kaufmännisch sauber geführte Buchhaltung, ausführlich und exakt geklärte Rechtsverhältnisse sowie eine präzise Kostenzuordnung und -verteilung.

Im Nachfolgenden beschreiben wir hier kurz einige Punkte, die es bei der Erstellung von Nebenkostenabrechnungen stets und grundsätzlich zu beachten gilt:

Eine Abrechnung ist für Vermieter und Eigentümer von Immobilien gesetzlich zwingend vorgeschrieben und muss einmal jährlich erstellt werden. Wird innerhalb der gesetzlichen Frist keine Abrechnung erstellt, kann der Mieter bei bestehendem Mietverhältnis die Vorauszahlungen einstellen und bei beendetem Mietverhältnis sogar zurückfordern !!!.
Eine Abrechnung ist nur dann ordnungsgemäß, wenn ein juristisch und betriebswirtschaftlich nicht geschulter Mieter sie gedanklich und rechnerisch nachvollziehen kann.

Der Vermieter hat in der Regel 12 Monate nach Ende der Abrechnungsperiode Zeit, um die Jahresabrechnung in den Herrschaftsbereich des Mieters gelangen zu lassen. Mieter haben in der Regel 1 Monat Zeit, die Abrechnung zu prüfen und ggf. zu beanstanden. Die Abrechnung muss aus sich heraus verständlich und nachprüfbar sein. Ein unverständlicher oder nicht realistischer Verteilerschlüssel ist ein formeller Mangel. Die gesamte Abrechnung ist damit hinfällig.

Mieter haben das Recht, Unterlagen für Ihre Nebenkostenabrechnung zu prüfen. Eigentümer als auch Mieter haben grundsätzlich eine Pflicht zur Wirtschaftlichkeit. Gewerbliche Mieter müssen gesondert abgerechnet werden.

Grundsätzlich ist der Eigentümer bzw. Vermieter zur Tragung aller Lasten verpflichtet.

Unterscheiden Sie zwischen Pauschale und Vorauszahlung! Beides hat Vor- und Nachteile! Die Entscheidung sollte aber unter Abwägung aller Möglichkeiten des Einzelfalls getroffen werden! Beide Varianten können Sie als Eigentümer bares Geld kosten!

Gern sind wir bereit, Sie bei der Fertigung Ihrer Umlagenabrechnungen zu unterstützen oder die Erstellung der Umlagenabrechnungen für Sie zu übernehmen.

(Foto: Doucefleur – shutterstock.com)

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